Escrito por Caroline Checkley-Scott
Texto de Caroline Checkley-Scott (1)* para su Conferencia al personal de la Biblioteca Argentina, en Rosario, el 24 de Abril de 2001.
Traducción y comentarios de Susana Meden.
Existe un eventual conflicto entre la intención de dar acceso a las colecciones y la de preservarlas para su uso futuro, sobre todo si se tiene en cuenta que hay ciertos tipos de acceso que anulan e impiden el uso futuro y que hay métodos de preservación que impiden el acceso inmediato.
En base a la investigación de Helen Lindsay y Nancy Bell (2)* “Calificaciones en el Cuidado de Colecciones en Bibliotecas” (Congreso “Caring for Collections” Inglaterra, Noviembre de 2000), podemos definir las “mejores prácticas” para el cuidado de las colecciones y puntualizar algunos aspectos prácticos del acceso en un marco preservacionista.
Qué es la preservación y qué es una política de preservación?
Preservación, en lo que se refiere a material de biblioteca y archivo, puede definirse como “todas las consideraciones gerenciales y financieras sobre almacenamiento, personal, políticas, técnicas y métodos, involucradas en preservar el material de biblioteca y archivo y la información que éste contiene”.
El diccionario de inglés Oxford define sintéticamente “preservación” como “el arte de mantener a salvo” o “mantener vivo” o “mantener y retener”, y define política simplemente como “un plan general o curso de acción”.
Sobre esa base, política de preservación puede describirse sencillamente como “un plan de acción para el mantenimiento a salvo”. Un plan de acción, orientaría cuestiones como: qué necesita ser preservado, por qué, para qué y por cuánto tiempo. Una estrategia, da respuesta a cómo se haría y en qué orden.
Aquí hablaremos de estrategia aplicada al acceso, sin considerar todos los otros factores que influyen en la política de preservación, tales como adquisición, retención, almacenamiento, uso y seguridad.
El acceso a las colecciones.
Cuando en una biblioteca o archivo se formula la política de preservación, se debe tener en cuenta el tipo de acceso que se espera brindar, ya que esto aporta algunas variables que definirán las necesidades de preservación de la colección. El acceso puede tomar muchas formas. Hoy el acceso a la información sobre qué tiene una biblioteca o archivo, puede hacerse on-line a través de buenos catálogos y mayores redes de archivos y bibliotecas. Esta facilidad de acceso incrementará el uso de libros y documentos. Por lo tanto, también se incrementará su necesidad de tratamiento de conservación, de mejor protección y de buenos depósitos.
Como contrapartida, es preciso señalar que los catálogos pueden ayudar a un lector a definir sus necesidades, evitando que seleccione material incorrecto y contribuyendo así a prevenir el exceso de manipulación. Los catálogos pueden también indicar al lector la existencia de copias del material que va a consultar. Promover entre los lectores el uso de copias, puede salvaguardar los originales.
Mejores prácticas de preservación, mayores posibilidades de acceso
Cotejaremos lo expuesto con el conjunto de standards para el cuidado de las colecciones, o “calificaciones” propuestas por Nancy Bell y Helen Lindsay e intentaremos luego aplicarlas a un aspecto concreto, relacionado con el acceso al material: en este caso, la manipulación de material bibliográfico y documental.
“Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones”
¿Qué son las “Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones?”. En principio vamos a definir “calificaciones” y “cuidado de colecciones”.
Calificaciones: o niveles de aprobación, puede definirse como un nivel de desempeño establecido por consenso o como puntaje recomendable a alcanzar. La calificación puede usarse para establecer como “ buenas prácticas” a un conjunto de procedimientos, o puede definirse en niveles: básico, mejor y óptimo.
Cuidado de colecciones: un vasto concepto que abarca un rango de actividades que tienen impacto en la preservación de una colección. En el contexto de una biblioteca, archivo o museo esto incluye la política institucional en lo referente a la protección y cuidado de las colecciones, edificio, seguridad, almacenamiento, entrenamiento, limpieza, preservación, monitoreo y control ambiental, exhibiciones y préstamos, conservación, provisión de copias y planificación de desastres.
La investigación “Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones” se establece como una ayuda para que las bibliotecas y archivos puedan evaluar el nivel de cuidado que están dando a sus colecciones. Antes no había manera de registrar esto.
Se establecieron tres niveles que -se pensó- reflejan el pensamiento y la práctica profesional vigente. La idea de tener tres niveles es para generar conciencia sobre jerarquías en asuntos de cuidado de colecciones y para indicar el standard más alto. Los niveles son: Práctica básica, un standard mínimo que todas las bibliotecas y archivos deberían poder lograr. Buena práctica una práctica posible, y superadora de la instancia básica. Práctica óptima es lo que todos deberíamos tratar de lograr en el largo plazo, es el standard más alto que una biblioteca o archivo puede alcanzar.
Las calificaciones están diseñadas para posibilitar el progreso continuo desde el nivel más bajo hacia el más alto, incluyendo en cada nivel superior los logros del anterior. Dado que es mensurable, las mejorías son más visibles y, de algún modo, más fáciles de reportar.
Como un ejemplo de la aplicación de las calificaciones, tomaremos aquí el tema Manipulación de Material de Biblioteca Se elige este tema, porque la manipulación cuidadosa del material de biblioteca es un elemento clave en el cuidado de las colecciones. Si, por ejemplo, un libro es sacado incorrectamente de la estantería, se daña. Cualquier tipo de manipulación puede causar daño a los objetos, pero su mala manipulación los conducirá rápidamente a su inutilidad.
Manipulación de Material de Biblioteca
Se enumeran aquí las condiciones a alcanzar para calificar en cada uno de los tres niveles posibles.
Práctica Básica (requerimiento mínimo aceptable)
-Instrucciones para la correcta manipulación y transporte del material, puestas a disposición de todo el personal.
-Todo el personal nuevo recibe instrucciones para la correcta manipulación y transporte del material.
-El personal que trabaja en los depósitos ha recibido entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca, al menos una vez en los últimos cinco años.
-el personal se asegura que todo material que sale del edificio, está envuelto y protegido físicamente
Buena Práctica (nivel medio de requerimiento)
-Todo el personal ha recibido entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca, al menos una vez en los últimos cinco años.
-El personal usa envoltorios protectores, tales como sobres o cajas, cuando mueve material de biblioteca dentro del edificio
-El personal que se ocupa de manipular o transportar material de gran formato o materiales especiales, tales como pinturas enmarcadas o material fotográfico, ha recibido entrenamiento
-Se hace circular información sobre el daño causado al material de biblioteca por el uso de productos comerciales modernos, tales como cintas adhesivas, banditas de goma y anotadores autoadhesivos del tipo post-it
Práctica Óptima
-El personal recibe regularmente entrenamiento para la correcta manipulación y transporte del material de biblioteca.
-Se consulta a especialistas cuando se deben mover elementos grandes o inusuales.
Recordemos que la manipulación de los libros es sólo uno de los elementos a considerar para el cuidado de la colección. Otros aspectos importantes de la política institucional en relación a la protección y cuidado de las colecciones son: edificio, seguridad, almacenamiento, entrenamiento, limpieza, preservación, monitoreo y control ambiental, exhibiciones y préstamos, conservación, provisión de copias y preparación para desastres.
Cada uno de estos aspectos deberá ser considerado y medido en niveles de alcance básico, medio u óptimo. Cada institución debe decidir (3)* en cuál de los tres niveles funcionará.
Se ha dicho que mucho del daño que sufren los libros y el material de archivo, es causado por su mala manipulación. Es importante enfatizar la importancia de la correcta manipulación en bibliotecas y archivos, estimular la aplicación de estos métodos e instruir a los usuarios en el manejo y cuidado de manuscritos, documentos, impresos y libros.
Es importante que los lectores entiendan que ellos también tienen responsabilidad en el cuidado de la colección que usan. El daño causado por la mala manipulación es acumulativo y no siempre es obvio para el lector.
Por esa razón, el cuidado de colecciones debería ser un elemento medular en la política de preservación de toda biblioteca y archivo. El cuidado en la manipulación reducirá la necesidad de costosos trabajos de conservación. El propósito sería ir instalando una cultura generalizada del buen manejo, transmitiéndola a todos los usuarios.
Pensemos en el público ¿por qué el público manipularía bien los libros, si ve que el personal no lo hace?.
Hacia una práctica óptima en el uso del material de bibliotecas y archivos.
Decíamos que “El daño causado por la mala manipulación es acumulativo y no siempre es obvio para el lector” y que por esa razón, este aspecto del cuidado de colecciones debe ser un elemento medular en la política de preservación de toda biblioteca y archivo. Ofrecemos aquí algunas instrucciones para la manipulación cuidadosa de su material.
Instrucciones para el uso del material de bibliotecas y archivos
-Todo el personal en las salas de lectura y de investigación debe ser consciente de las técnicas de manipulación correctas, preferentemente a través de un programa de entrenamiento específico.
-El personal debe participar en el cuidado de las colecciones, monitoreando las actividades de los lectores, e interviniendo cuando sea necesario para aconsejar cómo manipular el material.
-Los usuarios deben ser alentados a participar en el cuidado de las colecciones. La información y las recomendaciones sobre cómo manipular la colección, deben estar a disposición de los lectores.
-El reglamento de la sala de lectura debe estar claramente exhibido.
-Al solicitar el material, los usuarios deben ser informados si se dispone de una copia del mismo, y consultar la copia, no el original.
-La utilización de copias (microfilms o medios electrónicos) puede minimizar el uso de material original frágil.
-Para consultar determinado material, puede ser necesario utilizar cierto equipamiento, que debe ser provisto. Por ejemplo:
-El personal debe entregar a los lectores guantes del tipo adecuado para manipular encuadernaciones históricas e importantes, pinturas, fotografías, microfilms, mapas y todo tipo de material enmarcado.
-Debe adoptarse el uso de láminas de poliéster transparente para cubrir los mapas.
-Las salas de lectura deben tener un área donde leer libros de grandes dimensiones o material de gran formato.
-El personal debe brindar asistencia para manipular elementos grandes.
-Las salas de lectura y de investigación deben estar equipadas con soportes adecuados y con instrucciones para su uso. Se debe alentar a los lectores a usarlos, demostrándoles cómo hacerlo.
-Los atriles tradicionales no son soportes seguros para los libros, y pueden causarles daño porque los sostienen en un ángulo demasiado empinado.
-Lo ideal es que todos los libros se apoyen sobre un soporte (4*) cuando se los abre. Para algunos tipos de libros, los soportes son esenciales. Por ejemplo, para los libros con encuadernaciones antiguas, lujosas, con lomos de cuero. Estos libros deberían abrirse como máximo hasta un ángulo de 90°
-120° es el máximo ángulo de apertura a que debería someterse un libro.
-Sólo unas pocas encuadernaciones pueden abrirse más de 180° sin que se dañen.
-Debe mostrarse a los lectores cómo abrir los libros recién encuadernados.
-Los libros encuadernados son estructuras mecánicas sujetas a estrés estructural.
-Para mantener abiertas las páginas y también para sostener planos y mapas desplegados, se deben proveer pequeñas pesas suaves y limpias (5*)
-cualquier elemento importante de la colección que deba salir de la institución, debe empaquetarse -plano- en una caja forrada, por dentro, con envoltorio de burbujas.
-Las cajas no deben llenarse completamente con objetos.
-Los huecos entre objetos deben rellenarse con bollos de envoltorio de burbujas o con espuma.
-Las cajas llenas siempre serán manipuladas entre dos personas.
La sala de lectura de la biblioteca o archivo Volvamos la mirada al tema que tratamos en la edición anterior “Calificaciones en el Cuidado de las Colecciones”, enfocado ahora en la sala de lectura. Se enumeran a continuación los requisitos a cumplir en la sala de lectura, para alcanzar cada uno de los tres niveles mencionados.
Nivel Básico
-Se dispone de instrucciones escritas sobre cómo manipular material de biblioteca y sobre las prácticas a cumplir en la sala de lectura.
-Esas instrucciones están exhibidas en la sala, en forma destacada
-Hay carteles -claramente visibles- con la prohibición de fumar, comer y beber en las salas de lectura y en las áreas de depósito.
-Las salas de lectura donde se consulta material de colecciones especiales, son muy vigiladas por el personal
Buena Práctica
-Todo lo requerido para el nivel anterior.
-Está a disposición de los lectores un texto describiendo las penalidades que se aplicarán si no se cumple con las prácticas recomendadas para la sala de lectura
-Están establecidos los procedimientos para enfrentar el no cumplimiento de las reglas de la biblioteca. El personal está entrenado para lidiar con situaciones difíciles
-Hay soportes y pesos para los libros -con las instrucciones para su uso- a disposición de los lectores.
-Los lectores usan sólo lápices cuando consultan material de colecciones especiales -Se pide a los lectores que usen guantes de algodón, o descartables de nylon, cuando consultan fotos, a menos que la foto se encuentre protegida dentro de un sobre de poliéster
-Los elementos que requieren especial cuidado al manipularlos, están protegidos en algún tipo de envoltorio, e identificados, preferentemente con una etiqueta colocada sobre el envoltorio
Práctica Óptima
-Todo lo requerido para los dos niveles anteriores
-Los procedimientos y penalidades por no cumplimiento con las reglas de la biblioteca, son muy estrictos
-Todos los nuevos lectores reciben instrucciones escritas sobre cómo manipular el material y sobre las prácticas recomendadas en la sala de lectura Hacia una práctica óptima en la sala de lectura Lo que sigue puede tomarse como un instructivo básico para preparar carteles, reglamentos internos y comunicaciones de todo tipo, para ayudar a encaminar la sala de lectura hacia una política de práctica óptima
Instrucciones en la sala de lectura
-En el área de colecciones no se permite fumar comer ni beber.
-No use tinta de ningún tipo -ni escriba- cerca de los objetos de la colección. (lo ideal es prohibir cualquier tipo de tinta y permitir sólo el uso de lápiz)
-No escriba en los márgenes de libros o documentos
-No toque el texto o la imagen en la página. (se deben entregar señaladores libres de ácido a los lectores que necesiten seguir el texto)
-Los lectores deben informar al personal si encuentran en un libro páginas cerradas. No está permitido a los lectores cortar ellos mismos las páginas.
-Consulte una limitada cantidad de material cada vez.
-No apile más de tres libros
-No coloque libros sobre el piso
-No se recueste sobre los libros u otros objetos de la colección
-Lave y seque muy bien sus manos antes de manipular libros. No utilice cremas!
-No coloque marcadores ni enganche notas a los libros o documentos
-No doble las esquinas de las páginas
-En la sala están prohibidas las tijeras, abrochadoras e instrumentos cortantes de cualquier tipo
-No transporte más de tres libros por vez (o uno grande)
(1)* Caroline Checkley-Scott es conservadora especializada en encuadernaciones antiguas, orientales y occidentales. Trabajó durante diez años en The British Library. Desde 1998 viaja regularmente a Sudamérica para participar en los programas de la Fundación Patrimonio Histórico.
(2)* Ambas son Conservadoras. Helen Lindsay es especialista en material de bibliotecas y archivos. Trabaja en el London Metropolitan Archives. Nancy Bell trabaja en el Oxford Conservation Consortium desde 1991 y es la actual bibliotecaria en el Instituto de Conservación del Papel (IPC) en Londres.
(3)*N del T: Cada institución debe tomar esta decisión en base a sus posibilidades y no a sus expectativas o aspiraciones. Es recomendable mantener un mismo nivel para todos los aspectos del cuidado de colecciones, para no privilegiar algunos y desatender otros.
(4*) El soporte para libros suele llamarse “cuna” en la jerga de los conservadores, asociando ambos objetos porque cumplen una función similar de cuidado: protegen y sostienen. El soporte es una especie de atril para sostener al libro abierto en un ángulo mínimo indispensable para la lectura. Si un libro se abre completamente, a 180°, probablemente sufre deterioro. Si un libro se abre sólo lo posible, sin forzarlo, respetando su ángulo de apertura (oscila -en general- entre 90° y 120°) su encuadernación se deteriora menos, porque sufre menos tensiones. Los soportes que en general se utilizan, están construidos en acrílico, espuma de poliéster o cartón neutro. Como sustituto, es útil cualquier almohadilla casera que pueda ubicarse bajo el libro para sostenerlo, soportando su peso sin deformarse. Para sostener libros de peso y tamaño mediano -por ejemplo- pueden fabricarse “víboras” de tela (de unos 50 cm de largo y 3 de diámetro) rellenas con bolitas de poliestireno expandido. Cada libro se sostiene sobre dos de estas "víboras", quedando el lomo del mismo suspendido entre ellas. Para lograrlo, se coloca una "víbora" enrollada, debajo de cada cartón de la tapa, acomodándolas hasta conseguir el ángulo de apertura buscado.
(5*) Pesas. Se refiere a una especie de collar de cuentas que se apoya sobre las páginas del libro abierto, para sostenerlas en esa posición sin forzarlas ni dañarlas. Como sustituto puede utilizarse algo similar a las víboras mencionadas en (1*), pero de diámetro y relleno adecuado a este uso.
